Именно об этом шел разговор во время тренинга молодых специалистов организаций, учреждений и предприятий района. «Тайм-менеджмент» – для проведения этого нужного и полезного семинара мы пригласили молодежь, у которой, как говорят, горят глаза, которой интересно узнать о технологии организации времени и повышении эффективности его использования. А расскажет об этом инструктор по тренингу Алексей Матузко, – отметила начальник отдела организационно-кадровой работы райисполкома Татьяна Стибикина. – Совсем недавно мы проводили семинар, на котором будущие руководители рассматривали тему мотивации сотрудников. Из него, я уверена, молодые люди извлекли очень много нужного. Надеюсь, что сегодняшняя встреча будет также полезна».И, забегая вперед, следует сказать, что время общения с Алексеем Матузко действительно пошло на пользу и пролетело незаметно. Все участники семинара были не просто слушателями. С ними проводили различные тесты, вместе с инструктором ставили баллы, составляли планы, говорили о преодолении барьеров, о борьбе с ворами времени, разбирались, как выровнять «колесо жизни». И все это проходило увлекательно и интересно.
– Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным, – говорил Алексей. – Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, следует научиться управлению временем, или тайм-менеджменту.
Тест «Время в день» показал, сколько каждый из участников отдает сну, работе, интернету, чтению книг и т.д.
Далее разговор велся о планировании времени. Было замечено: те, кто добился успеха в своей жизни, уверен, что ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.
– Планировать нужно всегда на бумаге, – говорил Алексей. – Перечень задач – это своего рода карта, которая не даст вам сбиться с пути к намеченной цели. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. С вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности. Выполнив очередную задачу, обязательно вычеркивайте ее из списка. Это даст вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
На семинаре отмечалось, что основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Нужно начать с решения первоочередных задач и делать все последовательно. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, мы снижаем свою эффективность в 5 раз.
– Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного, – напомнил Алексей Матузко. – Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольший результат. Самое главное слово для организации собственного времени – это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу. Следите за тем, на что вы тратите свое рабочее и свободное время.
В конце Алексей Матузко подытожил основные правила тайм-менеджмента: строить планы, заниматься планированием, фильтровать информацию, концентрироваться от начала до конца на одном задании, расставлять приоритеты.
